Pewna Flota · informacje o danych osobowych
Polityka prywatności
Jak korzystamy z danych podczas przeglądania strony, rozmowy z nami i obsługi Twojej sprawy.
Obowiązuje od 13 września 2026 r. · Serwis pewnaflota.pl
1. Administrator i zakres polityki
Administratorem danych związanych z prowadzeniem serwisu pewnaflota.pl i obsługą spraw przez naszą firmę jest MOTOER GROUP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. ks. doktora Antoniego Korczoka 86, 41-806 Zabrze, NIP 6482836101, KRS 0001239024, REGON 544632865.
Pewna Flota pomaga organizować obsługę aut firmowych, kontakt z kierowcą, akceptacje kosztów i rozliczenia z osobą odpowiedzialną za flotę.
Ta polityka obejmuje stronę, kontakt z naszą firmą i informacje przekazywane przy organizacji usług. Odrębne funkcje, takie jak czat, rozliczenie z operatorem floty lub wniosek o finansowanie, mogą wymagać dodatkowych informacji przy zbieraniu danych. Nie zastępujemy zasad niezależnych administratorów, do których samodzielnie przechodzisz z odnośników.
2. Jakie dane przetwarzamy i dlaczego
| Sprawa i dane | Cel i podstawa prawna |
|---|---|
| Odczyt strony i bezpieczeństwo. Adres IP, czas i adres żądania, kod odpowiedzi, informacje przekazane przez przeglądarkę oraz zapisy błędów. | Dostarczenie strony, wykrywanie nadużyć i usuwanie usterek — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest bezpieczne i sprawne działanie serwisu. Zakres własnego monitorowania opisujemy także w punkcie 5. |
| Telefon, czat, zapytanie. Podane imię, numer telefonu lub inny wskazany kontakt, treść rozmowy, załączniki i ustalenia; przy czacie także identyfikator rozmowy oraz techniczne dane połączenia. | Odpowiedź i działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b. Pozostała korespondencja i kontakt z przedstawicielem firmy — art. 6 ust. 1 lit. f; interesem jest obsługa zapytania i udokumentowanie ustaleń. Sam kontakt nie oznacza zgody marketingowej. |
| Organizacja i wykonanie usługi. Dane firmy, służbowy kontakt opiekuna lub kierowcy, jego rola i upoważnienie, marka i model, rejestracja lub VIN, objawy, plan wizyty, zakres wyceny, akceptacje i dokumenty rozliczeniowe. | Ustalenie zakresu, wyceny, terminu i wykonanie zlecenia — art. 6 ust. 1 lit. b, gdy jesteś stroną umowy. Przy osobach reprezentujących firmę lub użytkownikach auta — art. 6 ust. 1 lit. f; interesem jest wykonanie i udokumentowanie zlecenia oraz kontakt z upoważnioną osobą. |
| Rozliczenia, reklamacje i roszczenia. Dane nabywcy, NIP, adres, dokumenty sprzedaży, historia zlecenia, płatności i korespondencja dotycząca sporu. | Obowiązki podatkowe i rachunkowe — art. 6 ust. 1 lit. c. Obsługa reklamacji — odpowiednio lit. b lub c. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — lit. f; interesem jest ochrona praw spółki i udokumentowanie wykonanych czynności. |
| Preferencje prywatności. Wybrana opcja, wersja informacji, czas wyboru i losowy identyfikator potwierdzenia; przy zapisie także dane techniczne połączenia. | Zapamiętanie i respektowanie wyboru oraz wykazanie jego uzyskania — art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO. Niezbędny zapis preferencji korzysta z wyjątku z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. |
| Monitorowanie działania i korzystania z serwisu. Identyfikatory przeglądarki, sesji i urządzenia, odwiedzone podstrony, źródło wejścia, czas aktywności, przewijanie, kliknięcia, zdarzenia obsługi formularzy bez treści wpisywanych pól, błędy oraz parametry urządzenia i status uprawnień przeglądarki. | Ocena działania serwisu, rozpoznawanie błędów i nadużyć oraz analiza korzystania ze stron. Monitorowanie jest uruchamiane automatycznie i działa niezależnie od banera preferencji. Identyfikatory oraz sygnatura parametrów urządzenia mogą pozwalać na powiązanie wizyt; nie traktujemy ich jako danych anonimowych. Zakres technicznego zapewniania bezpieczeństwa i niezawodności opieramy na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Samo zapisanie wyboru w banerze nie jest podstawą prawną wszystkich operacji monitorowania. |
Podanie danych do kontaktu jest dobrowolne, ale bez informacji pozwalających odpowiedzieć lub zidentyfikować samochód możemy nie móc obsłużyć sprawy. Dane potrzebne do wykonania zlecenia są warunkiem jego realizacji. Dane wymagane na dokumentach sprzedaży wynikają z przepisów. Nie trzeba podawać danych osobowych ani zgadzać się na statystyki, aby czytać stronę.
Notatka od kierowcy powstaje w przeglądarce. Nie wysyła się automatycznie i nie jest zapisywana na serwerze portalu. Kopiowanie korzysta ze schowka urządzenia; samodzielnie wybierasz odbiorcę notatki.
Dane od innych osób
Przy obsłudze auta firmowego lub działaniu przez przedstawiciela możemy otrzymać od pracodawcy, operatora floty, zleceniodawcy albo osoby upoważnionej dane kontaktowe użytkownika, jego rolę, informacje o pojeździe i zakresie zlecenia. Korzystamy z nich w celu organizacji i udokumentowania tej konkretnej usługi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Informację o źródle i przetwarzaniu przekazujemy najpóźniej przy pierwszym kontakcie lub udostępnieniu danych, a zasadniczo w ciągu miesiąca od ich otrzymania, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych prawem.
Dokumentacja napraw i publikacje
Zdjęcia potrzebne do diagnozy, zlecenia lub reklamacji są częścią dokumentacji usługi. Samo zlecenie nie jest zgodą na publikowanie Twojego wizerunku, danych kontaktowych czy dokumentów. Przy publikacjach warsztatowych ograniczamy dane pozwalające rozpoznać klienta; jeżeli publikacja wymaga zgody osoby, zbieramy ją osobno. Zastrzeżenia do materiału można zgłosić przez kontakt RODO.
3. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania bez zlecenia: do zakończenia sprawy i ustania potrzeby wyjaśnienia uzgodnień. Jeżeli z zapytaniem wiąże się roszczenie, zachowujemy potrzebny zakres do jego przedawnienia lub prawomocnego zakończenia sporu.
- Zlecenia i reklamacje: przez czas obsługi oraz późniejszy okres potrzebny do wykazania wykonania umowy i ochrony roszczeń. Termin zależy od rodzaju usługi i roszczenia; nie zachowujemy automatycznie wszystkich załączników tak długo jak dokumentu księgowego.
- Dokumenty podatkowe i księgowe: przez okres wymagany właściwymi przepisami, co do zasady 5 lat. Początek biegu terminu wynika z rodzaju dokumentu i obowiązku podatkowego; zawieszenie lub przerwanie przedawnienia może wydłużyć okres.
- Logi bezpieczeństwa: do czasu, kiedy nie są już potrzebne do diagnozy błędu, oceny nadużycia lub ochrony związanych z nim roszczeń. Przy ustalaniu czasu uwzględniamy zakres zdarzenia, możliwość jego odtworzenia i konieczność zabezpieczenia dowodów.
- Statystyki: przez okres przydatności do porównania ruchu i oceny zmian strony, z uwzględnieniem cofnięcia zgody i żądania usunięcia. Zmiana preferencji w banerze nie zatrzymuje własnego monitorowania. Wniosek o usunięcie lub sprzeciw wobec przetwarzania rozpatrujemy zgodnie z zakresem żądania i właściwą podstawą przechowywania.
- Dowód wyboru prywatności i wnioski RODO: w zakresie potrzebnym do wykazania przestrzegania obowiązków oraz ustalenia lub obrony roszczeń. Nie wykorzystujemy tego archiwum do marketingu.
Dokładny okres dla danych dotyczących Twojej sprawy lub kryteria jego ustalenia możesz uzyskać przez kontakt RODO. Zapis w przeglądarce ma odrębne terminy opisane poniżej.
4. Kto może otrzymać dane
Dostęp otrzymują upoważnione osoby obsługujące sprawę oraz podmioty zapewniające niezbędne usługi: utrzymanie infrastruktury i oprogramowania, komunikację, obsługę księgową i prawną. Dostawcy działający w naszym imieniu przetwarzają dane na podstawie umów i naszych poleceń. Banki, operatorzy płatności, operatorzy telekomunikacyjni i organy publiczne mogą działać jako odrębni administratorzy w zakresie własnych obowiązków.
Informacje potrzebne do obsługi i akceptacji prac przekazujemy upoważnionemu opiekunowi floty, firmie zlecającej, użytkownikowi pojazdu lub właściwemu operatorowi floty — stosownie do ich roli. Nie udostępniamy całej korespondencji każdemu użytkownikowi floty.
Dane przekazujemy w zakresie potrzebnym do danej czynności. Nie sprzedajemy danych kontaktowych odwiedzających. Usługi i platformy otwierane z odnośników opisujemy w punkcie 6.
6. Filmy, mapy i zewnętrzne strony
Zdjęcia i pliki wideo udostępniane z naszej strony są dostarczane jak pozostała treść serwisu. Odtwarzacz YouTube uruchamia połączenie z Google po wybraniu zewnętrznego filmu. Wówczas Google może otrzymać adres IP, dane przeglądarki oraz informacje o odtwarzaniu i powiązać je z własnymi identyfikatorami. Możesz pozostać przy opisie i zdjęciach bez otwierania filmu.
Mapy i profile społecznościowe otwierasz świadomie przez odnośnik. Ich dostawcy otrzymują dane połączenia i stosują własne zasady: Google i YouTube, Facebook i Instagram, TikTok. Ustawienia na naszej stronie nie zastępują ustawień Twoich kont na tych platformach.
Usługi Google i platform społecznościowych mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Dostawcy opisują w swoich politykach podstawy transferów, m.in. decyzje o odpowiednim stopniu ochrony — gdy mają zastosowanie — lub standardowe klauzule umowne, a także sposób uzyskania informacji o zabezpieczeniach. Własny pomiar statystyczny i obsługę tej witryny prowadzimy na infrastrukturze spółki; samo otwarcie strony nie włącza zewnętrznych narzędzi reklamowych.
Twoje prawa
Możesz zapytać, czy przetwarzamy Twoje dane, otrzymać dostęp do nich i ich kopię oraz poprawić dane nieprawidłowe lub niepełne. W przypadkach przewidzianych RODO możesz żądać usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania.
Sprzeciw: gdy podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny bez uzasadnienia.
Przenoszenie: w zakresie danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy, możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym formacie oraz — gdy jest to technicznie możliwe — zlecić przesłanie innemu administratorowi.
Cofnięcie zgody: możesz je zgłosić w dowolnej chwili. Nie zmienia to zgodności wcześniejszego przetwarzania z prawem. Preferencje dotyczące opcjonalnych technologii zmienisz przez „Ustawienia prywatności” w stopce. Własny monitoring działa niezależnie od zapisu tych preferencji; w zakresie przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw. Odmowa nie blokuje przeglądania stron ani kontaktu.
Usunięcie nie obejmuje danych, które nadal musimy zachować z mocy prawa lub których potrzebujemy do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Wyjaśnimy zakres oraz podstawę ewentualnej odmowy.
Jak złożyć wniosek
Opisz, czego potrzebujesz, wskaż serwis lub sprawę oraz sposób odpowiedzi. Pomocny jest np. termin kontaktu albo numer zlecenia. Nie wysyłaj na początek skanu dokumentu tożsamości, numeru PESEL ani innych zbędnych danych. Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, poprosimy tylko o informacje potrzebne do jej potwierdzenia.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Przy złożonym żądaniu lub dużej liczbie żądań termin może wydłużyć się o kolejne dwa miesiące; w pierwszym miesiącu podamy przyczynę. Realizacja praw jest zasadniczo bezpłatna. Wyjątki dotyczą żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych.
Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub skorzystać z ochrony sądowej. Kontakt z nami nie jest warunkiem złożenia skargi.
Kontakt z administratorem
MOTOER GROUP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. ks. doktora Antoniego Korczoka 86, 41-806 Zabrze
NIP: 6482836101 · KRS: 0001239024 · REGON: 544632865
W sprawach usług zadzwoń pod 32 797 99 18 lub napisz na czacie. W sprawach danych osobowych możesz użyć tych samych kanałów, napisać na adres pocztowy spółki albo skorzystać z dedykowanego adresu poniżej.
Adres wyświetlimy po naciśnięciu przycisku. Nie trzeba zakładać konta, podawać danych ani wyrażać zgody na statystyki.
Zmiany i podstawy prawne
Aktualizujemy informacje, gdy zmienia się zakres usług lub przetwarzania. Nowy cel wymagający zgody nie jest uruchamiany na podstawie samej zmiany tekstu polityki. Data na początku pozwala rozpoznać aktualną wersję.
Podstawy: RODO, w szczególności art. 6, 12–22 oraz Prawo komunikacji elektronicznej, art. 399.